Teori Empat Lensa (Lensa Pertama)

Theory (System) of Profound Knowledge dari William Edwards Deming, salah satu guru manajemen kualitas, memberikan semacam peta atau panduan filosofis-teoritik yang memampukan pemimpin unit bisnis untuk memahami kompetensi apa saja yang harus terus dikembangkannya bila ia ingin menjadi atau mengembangkan dan melatih pemimpin-pemimpin bisnis yang handal.

Theory of Profound Knowledge dapat dipahami dengan mempelajari empat lensa yang berbeda satu sama lain, tetapi saling terkait dan tidak bisa dipisahkan dalam penerapannya. Karena itu, pelatihan mengenai filosofi Deming ini kemudian lebih banyak menggunakan nama Teori Empat Lensa, yang terdiri dari:

  1. Berpikir Sistem (System Thinking) untuk memimpin system.
  2. Memahami Variasi (Variation) dalam perencanaan dan pemecahan masalah.
  3. Memahami Pengetahuan (Knowledge) agar bisa melakukan perbaikan.
  4. Memahami Manusia (People) dan mengapa mereka bertindak seperti itu.

Keempat lensa tersebut saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain, dalam arti pemahaman dan penerapan lensa yang satu akan menjadi lebih efektif jika dikaitkan dengan lensa-lensa yang lain.

Lensa Pertama: Berpikir Sistem (System Thinking)

Pada sebuah organisasi bisnis, setiap individu merupakan salah satu bagian dari satu sistem. Dalam sistem itu sendiri harus ada suatu visi, ada seorang pemimpin, dan anggota-anggota dari sistem yang disebut komponen. Setiap orang perlu menyadari bahwa ia merupakan bagian dari sistem tersebut. Karena sistem terdiri dari para anggota (komponen) yang interdependen, orang-orang atau komponen yang berada dalam sistem harus bisa bekerja sama dalam format tim.

Setiap orang bergantung pada orang lain dalam sebuah sistem. Pemimpin menetakan visi dan sasaran-sasaran dari organisasi dan semua komponen harus menyelaraskan diri mereka masing-masing untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi. Pemimpin mesti mengkomunikasikan secara jelas tujuan dan sasaran perusahaan kepada semua komponen sistem sampai mereka memahaminya, dan kemudian menyingkirkan semua penghalang dan hambatan di antara komponennya. Itulah tugas pokok dari pemimpin.

Jadi, dapat dikatakan bahwa sistem adalah sebuah jaringan komponen-komponen yang interdependen (saling-bergantung satu sama lain) dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (a network of interdependent components that work together to accomplish a predetermined aim).

Dalam konteks industri manufaktur pada galibnya, sebuah sistem dapat digambarkan sebagai berikut, di mana proses pemahamannya harus dimulai dengan menetapkan tujuan yang jelas (Purpose), dan kemudian ditarik mundur ke belakang sampai ke pemasok (supplier).

sipoc

Gambar di atas menunjukkan bahwa systems thinking berarti memikirkan seluruh komponen dalam gambar tersebut, memperhatikan peran masing-masing komponen, dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain untuk satu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh pemimpin. Interaksi yang harmonis atau tidak harmonis antara komponen yang satu dengan komponen yang lain, antarindividu dalam satu departemen dan individu dalam departemen yang lain, antara kolega, dan antara atasan dan bawahan, akan mempengaruhi hasil keluaran (output) dan berdampak pada tercapai atau tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

Fakta-fakta di lapangan juga menunjukkan bahwa hasil kerja suatu sistem selalu ditentukan oleh komponen yang paling lemah. Karena itu pemimpin dan komponen lainnya harus memikirkan bagaimana cara membantu komponen yang paling lemah itu agar hasil secara keseluruhan menjadi lebih baik.

Misalnya ada tiga regu dalam kepanduan (pramuka) yang semuanya bertujuan untuk mendaki sebuah gunung, dan harus mencapai puncaknya secara bersama-sama. Masing-masing regu terdiri dari tujuh orang aggota/komponen, dan salah satu komponen di tiap-tiap regu adalah seorang yang sangat gendut.

Regu Anoman dipimpin oleh seorang yang selalu menyemangati dengan kata-kata positif agar kelompoknya bergerak cepat. Si Gendut juga disemangati, dibesarkan hatinya, dimotivasi dan diajak terus mendaki. Kenyataanya si Gendut tetap saja tertinggal dan terengah-engah dengan ranselnya yang juga berat.

Regu Batavia dipimpin oleh seseorang yang sangat berempati pada si Gendut dan karenanya menemani si Gendut yang tertinggal di belakang anggota regu lainnya. Kalau ada komponen yang mendaki lebih cepat, pada titik tertentu mereka harus berhenti untuk menunggu si Gendut.

Regu Caplin dipimpin oleh seseorang yang mengatur agar si Gendut dibebaskan dari beban ransel yang berat. Tiga orang ditugaskan menarik si Gendut dari depan, sementara tiga orang lainnya mendorong dari belakang menggunakan tongkat. Dengan demikian regu ini dimungkinkan untuk menjadi pemenang, karena pemimpinnya mengerti apa yang disebut system thinking.

Yang banyak terjadi di organisasi bisnis adalah model kepemimpinan Regu Anoman, dimana si Gendut mungkin tidak disemangati, tapi malah dicaci-maki atau bahkan diancam, tetapi sama sekali tidak ditolong.

Pemimpin model Regu Batavia malah mengorbankan kapasitas komponen lainnya untuk menyesuaikan diri dengan kapasitas si Gendut, sehingga secara keseluruhan kinerja tim dikorbankan.

Ilustrasi di atas menegaskan bahwa pemimpin itu mempunyai fungsi strategis serta memiliki peran dan tanggung jawab penuh dalam memastikan organisasi ini berjalan sesuai dengan visi yang telah ditetapkan, serta bagaimana organisasi dapat mencapai keluaran (output) sistem semaksimal mungkin. Tentunya ini dapat terwujud dengan peran aktif pimpinan dalam memberikan arahan bagi organisasi. Karena itu, pemimpin harus memiliki kemampuan dalam memahami komponen, dan interaksi serta kesaling-tergantungan antara komponen dalam organisasi.

Fungsi pemimpin sesekali keluar dari sistem, supaya tidak terjebak dalam rutinitas operasional sehari-hari, seperti katak dalam tempurung. Dengan berada “diluar sistem” untuk sementara waktu, ia dimungkinkan untuk memahami interaksinya dengan bagian dari sistem lain yang lebih besar, termasuk lingkungan sekitarnya.

Pemimpin kemudian dapat melihat secara lebih luas (broad view), dan menentukan arahan baru. Missal dalam suatu departemen, pemimpin tidak bisa hanya berpikir untuk memaksimalkan kinerja departemennya saja, tetapi juga melihat sistem yang lebih besar (organisasi) untuk memastikan kontribusi optimum dari sistem secara keseluruhan.

Dalam system thinking ini, juga dapat dilihat adanya satu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen seperti atasan, bawahan, klega, dan pihak terkait lainnya. Masing-masing komponen ini memiliki kontribusi terhadap tujuan sistem. Namun perlu disadari bahwa satu bagian komponen tidak akan dapat berdiri sendiri dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam hal ini, interaksi, kerja sama, dan komunikasi yang baik antarkomponen, antarpimpinan, bawahan, kolega, dan yang lainnya, mutlak dibutuhkan. Semakin baik interaksinya, akan semakin optimal pula keluaran (output) dari sistem secara keseluruhan.

Untuk bisa Berpikir Sistem perlu diingat sedikitnya delapan hal berikut:

  1. Setiap sistem mempunyai tujuan yang jelas.
  2. Sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen.
  3. Masing-masing komponen berkontribusi pada tujuan sistem, namun satu bagian tidak dapat secara mandiri mencapai tujuan sistem.
  4. Masing-masing bagian mempunyai tujuan yang berbeda, tetapi ketika berhubungan dengan seluruh sistem, bagian-bagian tersebut saling tergantung.
  5. Kita dapat mengerti suatu bagian dengan melihat bagaimana bagian tersebut berperan dalam sistem-kita tidak dapat mengerti sistem dengan mengidentifikasi setiap bagian atau hanya dengan mengumpulkan saja bagian-bagian tersebut
  6. Melihat interaksi di antara bagian-bagian tersebut dapat membantu kita untuk mengerti bagaimana sistem bekerja
  7. Untuk mengerti sistem kita harus mengerti tujuannya, interaksi yang terjadi dan kesalingtergantungan di antara bagian-bagiannya, serta ketergantungannya pada sistem yang lain
  8. Organisasi merupakan suatu sistem sosial yang sangat kompleks.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s