Teori Empat Lensa (Lensa Kedua)

Lensa Kedua: Variasi (Variation)

Setiap perempuan yang sudah akil baligh dan belum menopause umumnya memiliki siklus haid setiap 21 hari, ada yang 24 hari, tetapi ada juga yang sampai 32 hari sekali. Bahkan seorang perempuan boleh jadi memiliki siklus haid yang berubah-ubah setiap bulannya, kadang maju (lebih cepat) dan kadang mundur (terlambat) dalam suatu rentang waktu tertentu.

Dengan lain perkataan, siklus haid seorang perempuan memiliki variasi, bisa maju atau mundur, tetapi tetap dalam rentang waktu tertentu yang bisa diprediksi sebagai variasi yang dianggap umum atau normal. Kendati demikian, adakalanya batas-batas yang disebut sebagai “umum/normal” itu terlampaui karena suatu hal tertentu, misalnya karena kehamilan. Pada peristiwa hamil, menjadi “tidak normal” atau “khusus” itu bisa dijelaskan-yakni karena hamil-tidak diperlukan tindakan khusus untuk mengatasi persoalan haid yang terlambat itu.

Masalahnya akan berbeda jika proses terlambat mendapatkan haid itu ternyata tidak disebabkan oleh kehamilan. Di sini tindakan tertentu yang tidak biasa mungkin diperlukan, misalnya melakukan pemeriksaan ke dokter ahli atau ke laboratorium untuk mendapatkan penjelasan mengenai hal-hal yang mungkin menjadi penyebabnya. Intinya, jika keterlambatan mendapat haid itu di luar batas “umum/normal”, ia disebut sebagai sebab “khusus” dan dicari penjelasannya.

contoh-chart-gambar-variasi-noise-dan-signal

Ilustrasi sederhana di atas menegaskan bahwa setiap orang, setiap proses, dan setiap sistem memiliki variasinya masing-masing. Variasi tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yakni variasi yang bersifat umum atau normal, dan variasi yang bersifat khusus yang di luar kenormalan. Dan variasi tidak bisa dihilangkan sama sekali karena setiap sistem, setiap proses, dan setiap orang memiliki variasi. Ia merupakan bagian dari hukum alam.

Ambil contoh seorang pekerja yang bertugas di bagian pengepakan produk tertentu. Setiap hari ia melakukan pengepakan dan dicatat hasilnya. Setelah kurun waktu tertentu, katakanlah 60 hari kerja, catatan hasil kerjanya menunjukkan bahwa ia mampu mengepak antara 90 sampai 100, dan kinerja rata-ratanya adalah 95 pak per hari. Bila hari Senin, ia berhasil mengepak 94, hari Selasa 91, hari Rabu 98, dan hari berikutnya selalu dalam rentang 90-100 pak, itu dianggap sebagai variasi yang normal atau umum.

Namun, bila suatu hari pekerja yang sama berhasil mengepak 110 produk, ia telah menerobos apa yang disebut variasi normal atau umum. Ia menunjukkan variasi yang tidak normal, yang khusus. Hal yang demikian ini memerlukan penjelasan, bagaimana ia bisa melakukan hal semacam itu? Apabila hal ini dipelajari dengan seksama dan kemudian bisa diulangi, bisa terjadi peningkatan kinerja.

Atau sebaliknya, suatu hari pekerja tersebut hanya mengepak 75 produk saja. Ini juga menunjukkan variasi yang bersifat khusus dan memerlukan penjelasan mengapa hal demikian bisa terjadi. Apabila hal ini dipelajari dengan seksama dan dicegah pengulangannya, sekurang-kurangnya kinerja yang bersangkutan bisa tetap dipertahankan.

Menurut Deming, untuk meningkatkan kualitas proses, pemimpin harus mencari guna melakukan sedikitnya dua hal, yakni: pertama, menaikkan angaka rata-rata (garis tengah) dari sebuah variasi; dan kedua, memperkecil rentang variasinya itu sendiri.

Dalam contoh pekerja di bagian pengepakan tadi, proses peningkatan atau perbaikan kualitas dianggap terjadi bila pekerja tersebut bisa dibantu untuk mengepak antara 94-100 produk per hari, dan kinerja rata-ratanya menjadi 97 pak per hari. Itulah inti dari perbaikan kualitas (improvement quality), yakni menghasilkan produk yang lebih konsisten, dan meningkatkan angka rata-rata sampai pada standar yang diinginkan seraya memperkecil variasi terus-menerus.

Dalam bahasa yang lebih teknis dikatakan bahwa variasi adalah lensa yang sangat penting untuk mengukur kapasitas, kinerja sistem dan bahan proses perbaikan (improvement). Variasi menggambarkan seberapa jauh keterandalan (reliabilitas) sebuah sistem. Dengan batas kemampuan komponen yang berbeda, variasi keluaran (output) sistem dan bahkan keluaran antarkomponen pasti tidak terelakkan.

Semakin kecil variasi, akan semakin mudah pula keluaran (output) diprediksikan, yang berkolerasi pada stabilnya kapasitas. Karena itulah, setiap komponen perlu selalu mengontrol dan memperkecil variasi keluarannya masing-masing. Semakin kecil variasi dan semakin dekat prediksi keluaran dengan keluaran yang sesungguhnya semakin tinggi pula kualitasnya.

Perlu diingat bahwa setiap proses pasti memiliki variasi yang kita kenal dengan penyebab umum (noise) seperti pada grafik di atas, yakni yang berbeda di dalam rentang garis. Selain itu dalam sistem juga dimungkinkan timbul penyebab khusus (signal), yakni satu titik di antara minggu ke 31 dan 34, yang berada di bawah rentang garis normal. Dalam pengambilan keputusan, keduanya penting untuk dibedakan.

Noise merupakan penyebab umum, yang berhubungan dengan sistem yang telah terbentuk. Setiap sistem-seperti halnya sistem haid pada perempuan-menyebabkan adanya variasi keluaran (output) yang tidak bisa dihindari sepanjang sistem yang sama masih berlaku. Oleh karena itu, noise ini dapat dikurangi namun tidak dapat dijelaskan dan dihilangkan dalam waktu sekejap. Untuk menghilangkan penyebab yang bersifat umum ini, diperlukan perubahan sistem secara fundamental, secara total, secara revolusioner. Dan setelah dirombak secara total pun, sistem yang baru akan menunjukkan noise yang baru lagi. Jadi, satu-satunya hal yang penting untuk dilakukan terhadap penyebab umum (noise) ini adalah mengusahakan agar variasinya diperkecil sehingga lebih dapat diprediksi.

Sedangkan signal hanya dapat dideteksi setelah pola noise-yang biasanya nampak acak, tetapi sesungguhnya suatu pola-terbentuk. Signal adalah penyebab khusus, yang berasal dari sesuatu di luar proses normal, di luar variasi umum yang merupakan konsekuensi sebuah sistem. Karena itu, signal ini dapat dan harus dijelaskan untuk kemudian diperbaiki. Caranya adalah dengan melakukan investigasi kembalikan ke proses normal atau lakukan perbaikan mengikuti Siklus Deming, yang populer disebut Siklus PDSA, singakatan dari Plan-Do-Study-Action (di sejumlah tempat siklus Deming ini lebih popular dengan singkatan PDCA, singkatan dari Plan-Do-Check-Action).

Apa yang terjadi apabila seorang pemimpin bisnis salah menginterpretasikan noise (variasi umum, yang normal) sebagai signal (variasi khusus, yang di luar kenormalan)? Atau sebaliknya, bagaimana bila ia menganggap hal yang khusus (signal) sebagai hal yang umum (noise)?

Apabila sebab-sebab yang bersifat umum (noise) salah diinterpretasikan sebagai sesuatu yang bersifat khusus (signal), kita hanya akan membuang waktu dan biaya untuk melakukan investigasi terhadap persoalan yang sebenarnya tidak ada. Selain itu, jika untuk mengatasi sifat-sifat yang bersifat umum itu kemudian dilakukan perubahan tertentu-misalnya perubahan kerja diubah atau orang-orang diganti-tindakan yang dilakukan bisa jadi justru memperbesar variasi dan dengan demikian menurunkan kualitas.

Sebaliknya, bila sebab-sebab yang bersifat khusus (signal) diinterpretasikan sebagai sebab-sebab yang umum (noise), pemimpin akan terlambat untuk memperbaiki proses. Jika proses terlambat untuk diperbaiki dan kapasitas proses tetap tidak dapat diprediksi, kualitas juga tidak dapat ditingkatkan lebih baik.

Demikian pentingnya identifikasi jenis variasi yang terjadi, yang dapat menjadi keterandalan (reliability) proses maka seorang pemimpin bisnis dituntut memiliki kompetensi yang memadai untuk mengenali kapasitas komponen yang dipimpinnya. Pemimpin bisnis itu sendiri sebaiknya tidak memfokuskan diri pada efisiensi, namun pada efektivitas. Peningkatan efisiensi sebaiknya diserahkan pada level pelaksana, karena hanya akan menghasilkan perbaikan secara bertahap (incremental improvement). Sedang peningkatan efektivitas yang seharusnya menjadi focus pemimpin akan membawa terobosan inovatif (breaktrough improvement), dengan keluaran (output) yang tentunya lebih signifikan bagi organisasi. Peningkatan efektivitas ini akan terjadi bila pemimpin meluangkan waktu untuk berpikir berkomunikasi ke segala lapisan organisasi.

Lensa variasi ini-sebagaimana juga lensa-lensa lainnya-tidak hanya berlaku pada bidang manufaktur (proses produksi di pabrik), namun juga dapat diaplikasikan dalam konteks hubungan dengan pemasok, hubungan dengan konsumen, dan bahkan juga dalam bidang pengembangan sumberdaya manusia.

Dalam konteks pengembangan sumber daya manusia, misalnya, bila karyawan sebagai anggota organisasi memiliki kinerja (performance) yang tidak stabil, kadang baik sekali tapi kadang buruk sekali, maka perlu dicatat kemudian dalam situasi yang bagaimana ia menunjukkan kinerja yang bagus, dan dalam yang bagaimana ia menunjukkan kinerja yang buruk. Semuanya harus dicatat. Setelah dibuat catatan untuk periode tertentu, dapat ditetapkan kemudian variasi yang dianggap normal (noise) yang terdiri dari batas atas, batas bawah, dan angka rata-rata di tengahnya. Dengan demikian ada semacam standar yang cukup obyektif untuk menentukan apakah ketidakstabilan kinerja karyawan tersebut disebabkan oleh sistem (noise), atau ada sebab khusus lain (signal) yang perlu dipelajari.

Berdasarkan pemahaman ini pemimpin kemudian bisa mengambil sikap yang tepat untuk merespons ketidakstabilan kinerja karyawan yang bersangkutan, apakah didiamkan saja, ditegur, diberikan pelatihan tertentu, dan sebagainya.

Jadi ketidakstabilan kinerja karyawan tertentu tidak langsung harus diartikan bahwa ia dianggap memiliki kualitas rendah dan tidak dapat diandalkan, sebab dalam konteks tertentu kinerja semacam itu mungkin dapat diterima, jika penyebab ketidakstabilan itu adalah sistem. Artinya, harus dilacak apakah rentang kerja yang bersangkutan masih dalam kategori noise, atau memang sudah menjadi signal.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s