14 Butir Deming (1-5)

  1. Organisasi Harus Memiliki Tujuan Tertentu

Tujuan yang jelas merupakan langkah awal yang harus ditetapkan perusahaan, dan menjadi tanggung jawab dari pihak manajemen. Tujuan ini pada dasarnya mengarah pada eksistensi dalam persaingan bisnis, dan dapat dibagi menjadi tujuan jangka pendek dan jangka panjang, yang sama pentingnya.

Tujuan organisasi harus bersifat altruistik dan jangka panjang, dalam arti mendahulukan kepentingan sosial dalam cakupan yang lebih besar, yakni masyarakat dalam arti luas. Lawan dari tujuan yang altruistik ini adalah tujuan yang egoistik dan picik, yang mendahulukan kepentingan individu atau kelompok kecil di atas kepentingan sosial yang lebih besar. Dengan tujuan yang altruistik dan jangka panjang, anggota organisasi dapat menumbuhkan perasaan bangga karena ikut ambil bagian dalam upaya-upaya pencapaian tujuan tersebut.

Tujuan jangka panjang lalu dijabarkan dalam tujuan-tujuan jangka pendek, namun yang bersifat jangka panjang harus dikedepankan. Kalau perlu, seorang pemimpin harus berani mengorbankan tujuan jangka pendek untuk mendahulukan tujuan jangka panjang.

2. Pimpinan Harus Dapat Menjadi Panutan bagi Anggota Organisasinya

Dalam mengadopsi filososi Deming ini dibutuhkan kesabaran dan peran pimpinan dalam menjadi panutan (role model) bagi anggota organisasi, karena tidak semua orang siap untuk berubah dan mau berubah dari kebiasaan dan keberhasilan cara lama. Selain itu, bagi anggota yang mau berubah pun, sangat dibutuhkan kemauan dan komitmen yang kuat dalam menjalani proses transformasi yang tidak singkat ini.

Oleh karena itu, peran pimpinan sebagai panutan, serta sarana untuk sosialisasi dan diskusi dengan seluruh anggota organisasi secara intensif merupakan cara yang paling efektif untuk terlaksananya proses transformasi ini.

3. Hilangkan Ketergantungan Terhadap Inspeksi Massal

Prinsip ketiga dari butir Deming ini adalah jangan selalu memperhatikan hasil akhir (end result), tetapi perbaikan proses adalah yang terpenting. Ini artinya, inspeksi massal, yang selama ini digunakan dan merupakan cara yang paling mudah dan cepat untuk memisahkan atau membuang hasil produksi yang tidak memenuhi standar bukanlah solusi terbaik untuk meningkatkan mutu. Sebab, selain meningkatkan biaya produksi, inspeksi massal tidak akan meningkatkan mutu produk di masa mendatang, serta mematikan kreativitas karyawan. Adanya spiral effect-seperti karyawan beranggapan inspektor berusaha menangkap kesalahan yang dilakukan-akan membuat karyawan bekerja tanpa memperhatikan proses. Di sisi lain, semakin lama, inspektor akan merasa bahwa hasil akhir (end result) proses sudah memenuhi standar, sehingga pegnawasan tidak lagi terlalu ketat. Spiral effect ini, akan menyebabkan semakin lama, karyawan maupun inspektor tidak merasa bertanggung jawab, sehingga barang rusak (reject) bisa lolos, konsumen merasa tidak puas, dan perusahaan kehilangan pasarnya.

Lalu apakah inspeksi sama sekali tidak boleh dilakukan? Inspeksi tetap dapat dijalankan, bukan sebagai solusi untuk mencegah ketidaksesuaian standar produk akhir, namun sebagai saran untuk mendapatkan data dalam rangka pengendalian proses. Dan untuk beberapa bidang, inspeksi tetap dibutuhkan. Misalnya, satpam wajib menginspeksi/mengontrol lingkungan, atau seorang financial auditor yang harus selalu memeriksa keabsahan setiap voucher yang masuk (vouching).

Jadi, inspeksi massal hanya akan memecahkan masalah saat ini, bukan jangka panjang. Sedangkan yang perlu kita lakukan adalah melakukan perbaikan proses secara terus-menerus, agar perbaikan mutu dapat dihasilkan. Ibarat roti panggang yang hangus, dengan inspeksi massal, maka kita hanya melakukan pengerokan pada bagian hangus. Sedangkan dengan perbaikan proses, kita melihat keseluruhan sistem, termasuk meneliti pemanggang roti yang digunakan, ketepatan suhunya, dan sebagainya, agar roti tidak hangus lagi.

4. Jangan Menyandarkan Keputusan Bisnis Berdasarkan harga Termurah Saja

Untuk keputusan bisnis, mutu merupakan dasar utama yang harus dipertimbangkan dan tidak dapat ditawar-tawar atau dinegosiasikan lagi, karena ketidakstabilan mutu akan berpengaruh pada penerimaan dan loyalitas konsumen.

Dalam konteks ini perlu diingat bahwa perusahaan sering kali terjebak untuk menggunakan banyak pemasok untuk satu item barang. Tujuannya ada dua, yakni: pertama, untuk mendapatkan harga termurah agar biaya produksi dapat ditekan; dan kedua, sebagai alternatif bila barang yang dipesan tidak dapat dipenuhi oleh satu pemasok pada saat dibutuhkan (situasi tertentu).

Benarkah asumsi yang mengatakan bahwa, “Semakin banyak pemasok semakin baik?” Mari kita periksa dengan seksama.

Tujuan pertama memiliki beberapa pemasok adalah untuk mendapatkan harga termurah agar biaya produksi dapat ditekan. Dalam kenyataannya, banyaknya pemasok-dengan sistem kontrol kualitas yang pasti berbeda-beda satu sama lainnya-akan membuat variasi produk semakin lebar. Apalagi kalau setiap item bahan baku ada banyak pemasok. Variasi masukan (input) ini akan menjadi sangat besar/lebar. Lalu veriasi yang besar akan menurunkan mutu hasil produksi (ingat Lensa Variasi dari Teori Empat Lensa). Hal ini bisa meningkatkan biaya reject atau biaya proses ulang serta biaya scrap/waste, sehingga pada hitungan akhir, asumsi “mendapatkan harga termurah agar biaya produksi akan dapat ditekan” tidak terjadi. Yang terjadi justru sebaliknya, biaya produksi menjadi lebih mahal. Belum lagi kalau hasil produksi (output) yang berubah kualitasnya itu sampai dikenali oleh konsumen dan konsumen kemudian meninggalkan produk kita, maka biaya mengganti konsumen yang loyal akan meningkatkan kerugian karena menggunakan banyak pemasok.

Lalu bagaimanakah dengan tujuan yang kedua, bahwa banyak pemasok akan lebih memberikan jaminan bahwa ada alternatif bila barang yang dipesan tidak dapat dipenuhi oleh pemasok pada saat dibutuhkan (saat tertentu)? Bukankah pemasok tunggal akan cenderung memeras kita jika terlalu bergantung kepadanya?

Dalam kenyataannya tidak demikian. Pemasok tunggal justru akan membantu memecahkan masalah jika ia tidak sedang memiliki stok barang yang cukup sesuai spesifikasi yang kita minta. Ia akan mencarikan jalan keluar, sebab ia merasa bertanggung jawab atas kepercayaan kita kepadanya. Dan karena hubungan bisnis bersifat jangka panjang, ia akan sungguh-sungguh mencarikan jalan keluar dan tidak bersikap masa bodoh. Ia akan menyadari bahwa membantu kita adalah cara dia untuk mempertahankan kepentingan bisnisnya sendiri di masa depan.

Sementara jika ada dua atau lebih pemasok, ketika sedang ada kebutuhan mendesak, pemasok yang jarang kita pakai akan menawarkan harga yang lebih tinggi karena ia tahu kita sedang terdesak. Ia berusaha memanfaatkan situasi untuk menarik keuntungan besar, sebab selama ini ia juga merasa hanya dimanfaatkan dalam situasi tertentu saja, sehingga memang tidak ada rasa sungkan dan tanggung jawab seperti halnya pemasok tunggal.

Jadi, penggunaan satu pemasok untuk satu item barang akan menurunkan variasi. Variasi yang kecil akan memungkinkan peningkatan kualitas proses dan menghasilkan keluaran (output) yang bermutu. Hasil produksi yang berkualitas kemudian dapat diharapkan memberi kepuasan dan menjaga loyalitas konsumen. Dengan demikian bisnis dapat terus berkembang.

Karena itu, keputusan bisnis jangan hanya berdasarkan harga termurah saja. Hal terpenting adalah kualitas. Jangan berkompromi dengan mutu. Minta (calon) pemasok untuk memenuhi spesifikasi tertentu pada awal hubungan bisnis, dan setelah spesifikasi disepakati barulah dinegosiasikan kondisi-kondisi lainnya.

Petunjuk agar menggunakan pemasok tunggal untuk satu item barang ini dalam kenyataannya akan dapat menurunkan variasi dan sekaligus meningkatkan kualitas proses produksi. Hal ini bisa terjadi karena komunikasi yang terjalin antara pemasok dan kita (perusahaan) berjalan lebih lancar. Juga perlu diusahakan terjalinnya kerja sama dan kepercayaan yang tinggi, sehingga secara bersama-sama dapat membuat keputusan jangka panjang yang menguntungkan semua pihak. Misalnya, pemasok dapat melakukan investasi untuk memperbaiki mutu item barang yang dipasoknya dari waktu ke waktu, tanpa khawatir akan kehilangan kita sebagai konsumennya, sebagaimana kita tahu ia akan menolong kita jika kita memerlukannya.

5. Perbaikan Proses Secara Terus-Menerus

Segala sesuatu pasti melalui proses, yang bisa panjang atau pendek. Karena itu, mata rantai proses harus diperhatikan, agar hasil yang diperoleh semaksimal mungkin. Selain itu, tidak ada sesuatu di dunia yang statis; semua berjalan dinamis. Inilah yang menjadi kunci prinsip bahwa perbaikan proses harus menjadi bagian dari gaya hidup perusahaan. Dengan perbaikan proses terus-menerus, hasil yang kurang baik akan menjadi baik, sehingga mutu produksi semakin hari akan semakin lebih baik.

Memecahkan masalah yang terjadi saat ini saja hanya akan menyebabkan kita terperangkap dalam lingkaran setan. Selain hanya membuang waktu, juga akan membuang tenaga dan biaya. Berbeda bila kita berfokus pada perbaikan proses, yang dapat mencegah timbulnya masalah yang sama di kemudian hari.

Masalahnya kemudian adalah bagaimana kita dapat memilah proses dan dapat membedakan apakah kita hanya memecahkan masalah saat ini saja atau sudah melakukan perbaikan proses?

Dalam sistem yang stabil, selalu memiliki batas-batasan pengendalian, kendali bawah, dimana variasi yang terjadi dapat diramalkan dalam jangka pendek.Dengan demikian dapat dilihat bahwa ada penyebab biasa, dan ada penyebab istimewa (tak biasa) dari permasalahan yang terjadi. Penyebab biasa merupakan penyebab reject yang memang sudah tertanam dalam suatu sistem (berdasarkan probabilitas statistik). Sedangkan penyebab istimewa merupakan sumber reject yang berada di luar sistem. Penyebab istimewa inilah yang perlu diidentifikasikan, agar dapat diselesaikan secara khusus dan tidak terulang kembali. Untuk menerapkan perbaikan proses dalam perusahaan dibutuhkan pengetahuan yang mendalam terhadap keseluruhan sistem. Dalam hal ini sejumlah pengetahuan yang bisa menjadi bekal penting untuk perbaikan proses secara optimal mencakup, antara lain: pengetahuan dasar statistik, pengetahuan sistem secara keseluruhan (untuk mengidentifikasi penyebab biasa dan penyebab istimewa), pengetahuan mengenai interaksi antara semua faktor, serta pengetahuan dasar psikologi.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s