14 Butir Deming (6-10)

6. Pelatihan dan Pelatihan Ulang

Pelatihan dan pelatihan ulang menjadi modal dasar untuk pengembangan organisasi. Dengan pelatihan, setiap karyawan dapat mengembangkan baik pengetahuan (knowledge) maupun keterampilan teknisnya (skill), yang pasti akan berkontribusi terhadap peningkatan kualitas pekerjaannya.

Khusus untuk level manajemen, pelatihan kepemimpinan sangat diperlukan. Kepemimpinan yang tidak sekadar memberi perintah, namun lebih menekankan cara menghargai karyawan dan pemberian bantuan kepada komponen yang lemah, serta menjelaskan dengan rinci apa dan mengapa suatu pekerjaan/tindakan perlu dilakukan, perlu ditanamkan.

Pelatihan dan pelatihan ulang. Memungkinkan peningkatan kompetensi karyawan secara berkesinambungan, sehingga karyawan yang kompeten kemudian dapat memperbaiki proses bisnis pada gilirannya kualitas justru meningkat ketika proses kerja makin efisien. Meningkatnya mutu yang dibarengi dengan menurunnya harga produksi merupakan pertanda dari proses bisnis yang diperbaiki oleh orang-orang yang kompeten dalam bidang kerjanya. Proses bisnis yang terus diperbaiki akan cenderung meningkatkan kepuasan konsumen akhir. Dan kepuasan konsumen akhir akan cenderung menghasilkan laba dan mengembangkan perusahaan secara berkelanjutan.

7. Kepemimpinan

Pemimpin berperan penting dalam memperjelas arah dan mendorong agar semua anggota organisasi dapat bekerjasama dalam satu tim untuk mencapai tujuan bersama. Pemimpin yang baik dapat mengembangkan setiap anggota timnya sehingga kemampuan rata-rata tim meningkat, dan perbedaan antar anggota tim dapat diperkecil, dan hasil kerja (output) tim pun akan semakin maksimal.

Untuk tercapainya tujuan ini tentunya diperlukan komunikasi yang efektif. Meluangkan waktu untuk berbicara empat mata dengan setiap bawahannya minimal dua kali dalam setahun untuk membahas kemajuan dan perkembangan bawahannya, sangat dibutuhkan. Meluangkan waktu bertukar pikiran atau berdialog, bukan sekadar basa-basi belaka, harus dianggap sebagai hal yang penting dan perlu dilakukan.

Secara umum dapat dikatakan bahwa pemimpin yang baik memiliki sejumlah ciri-ciri, antara lain sebagai berikut:

Pertama, pemimpin hendaknya benar-benar memahami seluk-beluk sistem, dan mengetahui bagaimana timnya dapat mendukung tujuan sistem secara keseluruhan.

Kedua, pemimpin harus menunjukkan kemampuan kerja sama.

Ketiga, pemimpin hendaknya mampu menciptakan daya tarik, tantangan dan kesenangan dalam bekerja, termasuk menciptakan suasana saling percaya dan kebebasan dalam berinovasi.

Keempat, pemimpin hendaknya mempunyai kemampuan mendengarkan dan mempelajari argumentasi bawahannya, tanpa menghakimi, sehingga komunikasi yang efektif dapat terselenggara.

Kelima, pemimpin diharapkan juga bisa memainkan peran sebagai seorang pelatih dan penasihat, yang mengutamakan kepribadian dan pengetahuan-bukan seorang hakim yang menggunakan jabatannya untuk mencapai tujuan, sebab jabatan ini hanya sebagai sarana wewenang untuk mengubah sistem menuju perbaikan.

Keenam, pemimpin hendaknya mampu menganalisa kinerja dan permasalahan secara obyektif berdasarkan data-data statistik.

Setiap pemimpin perlu memperhatikan ciri-ciri tersebut dan berusaha menjalankan peran utamanya sebagai pihak yang paling bertanggung jawab untuk mengoptimalisasi komponen untuk memaksimalisasi hasil (output) demi kepentingan bersama. Optimalisasi komponen bisa berarti mengurangi jumlah orang, atau menambah, atau memindahkan (rotasi), atau mempertahankan formasi yang ada.

Dalam kepemimpinan konvensional pemimpin selalu berada di depan, sedangkan kepemimpinan model yang baik menempatkan pemimpin pada posisi sesuai konteksnya. Dalam keadaan darurat pemimpin berada di depan. Dalam situasi normal pemimpin berada di tengah memberikan arahan untuk fokus kepada tujuan atau visi bersama. Dalam pelatihan pemimpin berada di belakang memberikan dukungan.

8. Hilangkan Ketakutan dan Kesungkanan yang Menghambat Komunikasi

Rasa ketakutan tidak boleh muncul pada suasana kerja. Perasaan takut atau rasa tidak aman dalam diri karyawan bisa menjadi masalah pelik dan sering kali sulit dideteksi. Bahkan, walaupun dapat difasilitasi dengan menyediakan layanan konsultasi bagi karyawan bermasalah, ketakutan kadang tidak dirasakan karyawan sendiri, padahal ini menjadi salah satu potensi menurunnya produktivitas kerja karyawan.

Beberapa jenis ketakutan, yang perlu disikapi pimpinan adalah: pertama, ketakutan karyawan akan pengetahuan baru yang selalu berkembang. Ketakutan macam ini dapat hilang dengan difasilitasinya informasi perkembangan pengetahuan bagi karyawan melalui pelatihan pengetahuan/keterampilan yang relevan.

Kedua, takut mengusulkan ide baru, yang mungkin tidak sejalan dengan pemikiran atasan. Ketakutan jenis ini dapat dihilangkan dengan menumbuhkan ide karyawan dan menampung aspirasinya, melalui sistem manajemen dan komunikasi yang lebih terbuka.

Ketiga, takut mengutarakan masalah, karena khawatir dianggap tidak mampu dan akan mengurangi penilaian prestasinya. Penyediaan layanan konsultasi dapat menjadi salah satu wadah penting untuk membantu menyelesaikan masalah karyawan dan mengatasi ketakutan jenis ini.

Dan keempat, takut mendapat penilaian kerja (performance appraisal) yang tidak baik. Khusus untuk penilaian kerja ini, Deming banyak menentangnya. Prestasi karyawan, menurut Deming, sangat dipengaruhi oleh lingkungan kerja yang sebenarnya diciptakan oleh manajemen. Artinya banyak faktor yang sebenarnya berada di luar kendali karyawan. Selain itu penilaian karyawan (individual) dalam budaya organisasi yang berorientasi tim (teamwork) akan sulit terlihat, sebab yang tampak adalah hasil kerja bersama/tim. Oleh karena itu, bila penilaian ini juga dihubungkan dengan kenaikan gaji dan perhitungan bonus, dapat berpotensi membuat iri rekan satu tim kerja yang nilai prestasinya kurang. Hal semacam ini berpotensi memecah belah tim, serta menurunkan produktivitasnya. Lalu bagaimana dengan karyawan yang memiliki prestasi kerja yang luar biasa? Karyawan ini sebaiknya tetap diberi penghargaan secara khusus. Hanya saja bentuk dan cara menentukan penghargaannya tidak dilakukan oleh seorang manajer/pimpinan saja, melainkan ditentukan bersama oleh tim yang terlibat.

9. Hilangkan Batas-batas Antar-Departemen (Boundary) atau Antar-Unit Bisnis

Untuk mewujudkan butir ini, komunikasi dan kerjasama antar-departemen merupakan syarat mutlak. Setiap departemen merupakan syarat mutlak. Setiap departemen tidak boleh berdiri sendiri dan tidak boleh merasa paling unggul. Misalnya, departemen pembelian (purchasing) tidak boleh merasa paling hebat karena bisa mencari harga termurah, tetapi harus memperhatikan dengan seksama permintaan dari departemen riset dan pengembangan, sebab jika hanya sibuk dengan usaha mencari harga termurah saja, kualitas hasil (output) bisa terabaikan dan menurun.

Agar tim dapat bekerja maksimal, perlu adanya kerjasama dan saling ketergantungan di antara komponen organisasi. Bila ini berjalan dengan baik, keputusan yang diperoleh akan lebih baik dan lebih cepat. Kerjasama dan saling ketergantungan ini sendiri hanya akan berjalan dengan baik apabila di antara komponen tidak ada pembatas. Melalui jalur komunikasi yang baik, pembatas antar departemen ini dapat dihilangkan. Hambatan komunikasi dari atasan ke bawahan hanya dapat didobrak, apabila ada kemauan dan inisiatif terlebih dahulu dari atasan, untuk berkomunikasi dengan bawahan.

10. Hilangkan Slogan-slogan Kosong

Dalam mengadopsi butir filosofi Deming ini, perlu dipilah antara kalimat-kalimat slogan dan non-slogan. Suatu kalimat yang sama dapat menjadi slogan dan non-slogan, tergantung kondisi yang ada.

Misalnya, ungkapan “Mari kita tingkatkan Mutu”. Kalimat ini akan disebut slogan, bila himbauan manajemen tidak diimbangi dengan ketersediaan sarana yang memadai, termasuk di dalamnya prosedur pencapaian mutu baku dan saran lainnya untuk meningkatkan mutu. Ungkapan itu akan disebut bukan slogan, bila sebaliknya, prosedur mutu telah dikembangkan dan didokumentasikan, karyawan pun telah disosialisasikan serta diberi pelatihan, dan terdapat sarana untuk pencapaian mutu. Dengan demikian, himbauan manajemen tersebut adalah hal yang pasti dapat dicapai.

Jadi yang dimaksud dengan butir menghindari slogan ini adalah bahwa manajemen harus menghindari himbauan-himbauan yang tidak diimbangi dengan ketersediaan sarana, fasilitas, dan prosedur, karena ini akan membuat karyawan frustasi, sebab himbauan tersebut pada kenyataannya tidak mungkin dilaksanakan dengan maksimal.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s